L'istituzione scolastica determina autonomamente e in piena discrezionalità il numero minimo di alunni partecipanti per ciascuna classe ai viaggi di istruzione, mentre gli alunni che non aderiscono al viaggio sono tenuti alla frequenza delle lezioni. È bene che ad ogni viaggio partecipino alunni compresi nella stessa fascia di età e che si eviti il più possibile l’insorgere di discriminazioni, soprattutto quando viene richiesto un intervento finanziario anche consistente da parte delle relative famiglie.
In questa fase dell'organizzazione molto importante è definire chi tra i ragazzi parteciperanno al viaggio, se tutti o meno. La composizione della classe è una variabile determinante per la definizione della qualità dei partecipanti nonché per la definizione del numero di insegnanti necessari per effettuare la vigilanza durante l'attività. Il comportamento individuale degli studenti può influenzare la scelta dei soggetti che dovranno partecipare, anche sulla base delle previsioni del regolamento di istituto e del regolamento di disciplina.
Qualora i docenti ritengano che l'attività proposta sia necessariamente destinata a tutti indistintamente gli studenti, essendo parte integrante dell’attività didattica, occorre predisporre le condizioni affinché sia garantita la sicurezza e l'incolumità di tutti. Il momento decisionale dell'iniziativa con il quale si delibera il viaggio d'istruzione, obbliga i componenti del collegio ad assumere l'onere dell'accompagnamento dei ragazzi, a meno che non sopravvengano, individualmente, cause indipendenti dalla propria volontà legittimamente comunicate al dirigente scolastico.
La prima variabile da considerare nella organizzazione della vigilanza durante i viaggi d'istruzione è l'età dello studente. Infatti, il dovere di vigilanza degli insegnanti va commisurato all'età e al grado di maturazione raggiunto dagli allievi in relazione alle circostanze del caso concreto, per cui il dovere di vigilanza ha carattere relativo e non assoluto dal momento che occorre correlare il contenuto e l'esercizio in modo inversamente proporzionale all'età e al normale grado di maturazione degli alunni. Con l'avvicinamento degli allievi all’età del pieno discernimento, esso si affievolisce al punto che il suo espletamento non richiede la continua presenza degli insegnanti, purché non manchino le più elementari misure organizzative dirette a mantenere la disciplina tra gli allievi.
Emerge dalle sentenze emesse dalla Corte di Cassazione nel corso degli ultimi in relazione ai profili di responsabilità dei docenti accompagnatori come il momento organizzativo impone alla scuola il preciso dovere di analizzare la composizione delle classi tenendo conto del livello di maturazione degli studenti al fine di approntare un adeguato sistema di vigilanza che può anche derogare al rapporto uno a 15 previsto dalle norme.L'età degli studenti, dunque, con il livello di maturazione e anche la capacità di manifestarlo attraverso un comportamento disciplinarmente corretto sono variabili che vanno ponderate e considerate nel momento dell’organizzativo. Una volta approntata una vigilanza adeguata a queste variabili intervengono le regole ordinarie per la valutazione della responsabilità della scuola.
Tutti gli alunni partecipanti devono essere muniti di valido documento di riconoscimento, anche eventualmente gli alunni di età inferiore a 14 anni, ai quali è la stessa istituzione scolastica che deve rilasciare apposito tesserino di riconoscimento.
Per i viaggi all’estero necessita un documento valido per l’espatrio, che può essere anche collettivo, purché ognuno sia munito di documento di riconoscimento.Di norma i genitori non possono partecipare ai Viaggi. In casi eccezionali, se ciò sarà richiesto dal Consiglio di classe della classe interessato, i genitori potranno partecipare senza oneri a carico della Scuola e purché dimostrino di aver provveduto a proprie spese alla stessa copertura assicurativa cui sono soggetti gli alunni.Gli alunni minorenni potranno partecipare ai Viaggi solo se è stata acquisita la relativa autorizzazione di uno dei genitori o di chi esercita la potestà familiare. Gli alunni maggiorenni dichiareranno autonomamente la volontà a partecipare al Viaggio e per essi la Scuola informerà le famiglie mediante comunicazione scritta.
I genitori devono essere messi al corrente del programma dettagliato del Viaggio, delle località da visitare, degli alberghi con relativi recapiti ed ogni altra notizia che permetta l’immediato contatto.
La partecipazione ai viaggi d'istruzione degli alunni disabili
Gli alunni in situazione di disabilità hanno diritto al pari degli altri alunni a partecipare ai viaggi d'istruzione. Si pone però un problema organizzativo al fine di rendere effettivo l'esercizio del diritto. Per facilitare la partecipazione degli alunni diversamente abili l’insegnante di sostegno deve valutare le loro esigenze e le difficoltà al momento della programmazione dell’uscita didattica. L’organizzazione puntuale dei viaggi d'istruzione deve tenere conto della possibile partecipazione degli alunni disabili e/o di eventuali alunni/studenti in situazione di BES .
Nella predisposizione dell'organizzazione si rende necessario verificare preventivamente l'assenza di barriere fisiche o di altra natura nei mezzi di trasporto e nei luoghi di transito e destinazione, inclusi i servizi igienici. Nel caso venga accertata la presenza delle predette barriere devono essere adottate adeguate misure per il loro superamento.
In nessun caso riteniamo sia possibile effettuare attività di integrazione dell'offerta formativa, quali i viaggi d'istruzione, per le quali non sia stata prima valutata la presenza di barriere e, in caso affermativo, previste adeguate misure di superamento o compensative, in modo da rendere possibile la partecipazione degli alunni disabili, non potendosi, nella nostra scuola che privilegia l'inclusione, stabilire a priore situazioni che comportino la preventiva esclusione degli alunni disabili ovvero in presenza di alunni che esprimono un BES.
Nel caso dei viaggi d'istruzione a cui partecipano alunni in situazione di disabilità richiedenti particolari compiti di vigilanza o assistenza, all'iniziativa è opportuno che partecipi anche l'insegnante specializzato di sostegno e/o l'assistente ex art. 13 comma 3 della L. 104/1992. Già la Circolare Ministeriale del 14 ottobre 1992 n. 291 stabiliva la necessità che in presenza di alunni/e con certificazione ai sensi dell’art. 3 comma 3 della Legge 5 febbraio 1992, n. 104, fosse opportuno prevedere anche la partecipazione di un qualificato accompagnatore (docente di sostegno specializzato assegnato all’alunno e/o comunque, in caso di indisponibilità del medesimo, di un docente di sostegno all’interno dell’organico dell’autonomia) e ove previsto anche di un assistente “igienico – sanitario” e/o alla comunicazione: «Nel caso di partecipazione di uno o più alunni in situazione di handicap, si demanda alla ponderata valutazione dei competenti organi collegiali di provvedere, in via prioritaria, alla designazione di un qualificato accompagnatore […], nonché di predisporre ogni altra misura di sostegno commisurata alla gravità della menomazione»
