L'attività propedeutica alla predisposizione del conto consuntivo è costituita dalle operazioni contabili di chiusura dell'esercizio. Tutte le operazioni contabili devono essere concluse entro il 31 dicembre. Le operazioni contabili non concluse entro la predetta data devono essere annullate. Prima di iniziare la rendicontazione è quindi necessario:
-
procedere alla chiusura dell'esercizio finanziario;
-
stampare il giornale di cassa;
-
stampare i registri partitari di competenza e dei residui;
-
stampare tutti i restanti modelli;
-
chiudere i partitari della competenza e dei residui;
-
determinare i residui attivi e passivi dell'esercizio in corso;
-
determinare i residui attivi e passivi degli anni precedenti da portare a nuovo.
Inoltre per le operazioni di chiusura è necessario avere:
-
l'estratto conto bancario e postale al 31 dicembre;
-
il programma annuale relativo all'esercizio da consuntivare;
-
la situazione amministrativa dell'anno precedente;
-
Il conto del patrimonio dell'anno precedente.
Le operazioni contabili di fine esercizio consistono:
-
verificare ed inserire i movimenti contabili non ancora registrati, comprendendo, sia quelli di cassa (reversali e mandati), sia quelli che danno origine ai residui attivi e passivi del nuovo esercizio finanziario (impegni non pagati, accertamenti non riscossi). In entrambi i casi le registrazioni sono effettuate a seguito di attività propria del dirigente, formalizzate con i modelli a firma congiunta del Dirigente e del Direttore SGA.
-
effettuare la chiusura del fondo minute spese, mediante i mandati necessari per il reintegro del fondo ed, a seguire, la reversale d'incasso che il Direttore SGA predispone per la restituzione del fondo stesso e la chiusura della partita di giro.
Per effettuare con la necessaria compiutezza le operazioni di cui sopra il Direttore SGA predispone il rendiconto per ogni progetto/attività (modello I). Ultimata la registrazione delle operazioni di chiusura il direttore procede alla stampa del giornale di cassa e dei registri dei partitari (partitario entrate, partitario residui entrate, partitario spese, partitario residui spese). Queste stampe sono indispensabili per la chiusura dell'esercizio finanziario e per la predisposizione del conto consuntivo. Dopo le registrazioni contabili di chiusura il Direttore SGA procede alla stampa di:
- rendiconto progetti/attività - (modello I);
- situazione amministrativa definitiva - (modello J);
- elenco dei residui attivi e passivi - (modello L);
- prospetto spese per il personale - (modello M);
- riepilogo per tipologia di spesa - (modello N).
Il conto consuntivo viene completato da parte del Direttore con la predisposizione del conto finanziario e del conto del patrimonio. Il conto finanziario sintetizza le entrate e le spese dei progetti/attività, tali da evidenziare le entrate di competenza dell'anno (accertate, riscosse o rimaste da riscuotere) e le spese di competenza dell'anno (impegnate, pagate o rimaste da pagare). Il conto del patrimonio riporta la consistenza degli elementi patrimoniali attivi/passivi della scuola e il totale complessivo dei debiti/crediti risultanti alla fine dell'esercizio finanziario, integrando i dati provenienti anche da inventari e altri documenti amministrativi.
