Nelle cause aventi ad oggetto il risarcimento dei danni subiti dagli alunni durante l’attività scolastica la difesa tecnica dell’amministrazione spetta all’Avvocatura dello Stato. L’avvocatura al fine di organizzare la difesa ha bisogno di disporre di una relazione scritta del Diri­gente scolastico e di tutta la documentazione connessa all’infortunio.
Tenendo ben presente che la scuola risponde sia dei danni subiti dagli alunni per dolo o colpa grave del personale che ha violato, con azioni o omissioni, gli obblighi di servizio, sia dei danni conse­guenti ad infortuni causati da carenze delle strutture (locali, attrezzature, ecc), nella ricostruzione dei mezzi di prova una particolare cura va posta alle richieste di risarcimento dovuti ad incidenti fortuiti e senza alcuna colpa della stessa scuola e del personale. Tra gli incidenti fortuiti sono da compren­dere anche quelli provocati dagli alunni (ad altri o a loro stessi) se la scuola non vi ha concorso in alcun modo. Se la richiesta di risarcimento riguarda i danni provocati dagli alunni ad altri alunni, la chiamata in giudizio deve essere estesa anche ai genitori degli alunni che li hanno determinati.
Il Dirigente scolastico pertanto, a seguito dell’infortunio dovrà esperire le necessarie indagini per acquisire i mezzi di prova sull’accaduto: relazione del personale preposto alla vigilanza, prove testi­moniali dei presenti all’accaduto (personale scolastico ed alunni), relazione del responsabile della sicurezza, rapporto della polizia in caso di infortuni nei viaggi di istruzione, documentazione sanita­ria attestante le conseguenze dell’infortunio.
Sulla base delle informazioni assunte il Dirigente scolastico dovrà redigere il rapporto informativo da inviare all’Avvocatura dello Stato, entro termini brevissimi, per consentire alla stessa Avvocatura il deposito in cancelleria degli atti e della memoria difensiva. Tenendo presente che la costituzione in giudizio da parte dell’Avvocatura dovrà avvenire almeno 20 giorni prima della data fissata dal giudice per l’udienza.
Il rapporto informativo che il Dirigente scolastico deve fornire all’Avvocatura deve essere finalizza­to a confutare la tesi del ricorrente, individuando le possibili eccezioni da contrapporre, ed esporre i termini della questione ricostruendo i fatti dal punto di vista dell’amministrazione convenuta.

Tali eccezioni nell’elaborazione della relazione difensiva vanno esposte secondo un certo ordine logico giuridico:

• prima le questioni pregiudiziali, ed in particolare prima le questioni processuali di rito (es. difetto di giurisdizione, di competenza);

• poi le questioni preliminari di merito (es. quelle che attengono alla legittimazione attiva e passiva della domanda);

• ed infine le questioni di merito.

In buona sostanza la relazione difensiva potrebbe essere articolata nelle seguenti parti:

• intestazione della scuola;

• indicazione dell’ufficio cui è diretta;

• indicazione delle parti in causa.

Questioni di fatto:

• esporre in modo esaustivo i termini della questione ricostruendo i fatti dal punto di vista dell’am­ministrazione convenuta.

Questioni di diritto:

• indicare le eccezioni che l’amministrazione intende far valere e le domande riconvenzionali;

• indicare le eccezioni, processuali o di merito, non rilevabili d’ufficio dal giudice;

• indicare le eccezioni, processuali o di merito, rilevabili d’ufficio dal giudice;

• contestare le circostanze di fatto dedotte nel ricorso, esponendo eventuali fatti estintivi, modifi­cativi ed impeditivi dei fatti dedotti dal ricorrente;

• dedurre argomenti a contestazione dell’infondatezza giuridica della domanda del ricorrente.

Elencare i documenti che contestualmente si allegano.

Tra i documenti da allegare deve figurare anche la polizza di assicurazione degli alunni (con la docu­mentazione attestante l’avvenuto pagamento dei premi anche per l’alunno infortunato) e la denuncia dell’infortunio.
L’esibizione della polizza di assicurazione riveste particolare importanza, perché se esistono le con­dizioni l’Avvocatura dovrà valutare la chiamata in causa dell’assicurazione, in modo che sia l’as­sicurazione a coprire le eventuali pretese risarcitorie avanzate dai genitori degli alunni infortunati.
La chiamata in causa dell’assicurazione dovrà avvenire fin dalla data della costituzione in giudizio, per cui l’Avvocatura dovrà essere messa in grado di esibire e depositare in cancelleria, tra gli altri documenti, anche la polizza di assicurazione.
Se il danno sia stato provocato da altro alunno, occorre riferire anche su tale circostanza affinché l’Avvocatura possa valutare se sia necessario il suo coinvolgimento nella causa.
Dopo la trasmissione all’Avvocatura Distrettuale dello Stato del rapporto e degli atti la scuola deve seguire il successivo iter della causa corrispondendo ad ogni richiesta della stessa Avvocatura, non­ché rivolgendo periodiche richieste di informazioni sugli sviluppi per valutare se la prosecuzione della lite corrisponda o meno all’interesse dell’amministrazione e non sia invece preferibile una composizione bonaria.