Circa la procedura nella organizzazione dei viaggi si sottolinea la competenza dei consigli di circolo e di istituto che debbono deliberare dette iniziative utilizzando gli orientamenti programmatici dei consigli di classe dei quali si rende promotore il collegio dei docenti.
La documentazione principale, per ogni visita o viaggio di istruzione, da acquisire agli atti è la seguente:
- elenco nominativo degli alunni partecipanti distinto per classe;
- assenso dei genitori per gli alunni minorenni;
- preventivo di spesa e prospetto della copertura finanziaria, con indicazione della quota a carico degli alunni;
- programma analitico del viaggio e relazione illustrativa degli obiettivi culturali e didattici;
- prospetto delle offerte delle agenzie di viaggio interpellate;
- certificazioni varie riguardanti l'automezzo da utilizzare;
- polizze assicurative contro gli infortuni degli alunni.
In merito all’elenco nominativo degli alunni la circolare del Ministero dell’Interno n. 3 del 14 marzo 1995 ha precisato, per le gite scolastiche su territorio nazionale (a norma dell'art. 293 del T.U. leggi di pubblica sicurezza del 18.06.1931, n. 773, e del Regolamento di esecuzione del 06.05.1940, n. 635) che il responsabile di ciascuna istituzione scolastica, in quanto organo dello Stato, può rilasciare un documento riportante le generalità di ciascun alunno e la foto dello stesso legata da timbro a secco, senza che sia necessaria l'acquisizione di fotografie autenticate né alcuna certificazione da parte delle famiglie (in genere per l'espatrio di minori vedi C.M. Interno n. 14/1998), tenuto conto che le generalità degli alunni sono ampiamente desumibili da atti già in possesso dell'Amministrazione scolastica.
Per la partecipazione di studenti extracomunitari - frequentanti scuole italiane - a viaggi di istruzione in Paesi comunitari la C.M. n. 380/1995 ha precisato che è sufficiente l'elenco nominativo, redatto su apposito modulo (allegato alla decisione del Consiglio europeo 30.11.1994), senza che sia necessario avviare la procedura di richiesta del visto d'ingresso.
Per quanto riguarda infine le spese di assicurazione, la circolare n. 36/1995 sul bilancio, nella parte relativa ai viaggi di istruzione, ha ricordato che non possono essere sostenute a carico della scuola spese per coperture assicurative concernenti:
- sia la responsabilità civile verso terzi dei docenti titolari di obblighi di vigilanza sugli alunni;
- sia gli infortuni dei docenti accompagnatori.
Si tratta infatti di rischi (i primi) connessi direttamente all'esplicazione della funzione professionale e quindi propri del soggetto prestatore d'opera e assicurabili a suo personale carico, ovvero di rischi (i secondi) connessi con il rapporto di lavoro, che sono, pertanto, coperti da assicurazione obbligatoria Inail.
