Il Dirigente scolastico, prima di ogni partenza, dovrà darne comunicazione alla Sezione di Polizia Stradale del Comune di riferimento, comunicando una serie di dati: data e ora di partenza e di ritorno, itinerario, tipologia di pullman, targa del veicolo, ditta e proprietà e ovviamente il numero di studentesse e studenti a bordo.

La Nota n. 674 del 3 Febbraio 2016 del MIUR con oggetto “viaggi di istruzione e visite guidate” entra nel merito “dell’importanza della consulenza e del coinvolgimento del personale della Polizia stradale”.

Il “Vademecum per viaggiare in sicurezza” è stato elaborato dalla Polizia stradale all’interno del protocollo di intesa siglato il 5 gennaio 2015 tra il Ministero dell’Interno (Dipartimento della Pubblica Sicurezza) e il Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca.

Nel 2019 la Polizia Stradale, in collaborazione con ANAV (Associazione nazionale autotrasporto viaggiatori) ha dato alle stampe un pieghevole a supporto dei viaggi d’istruzione.

Dai documenti si evince l’obbligo dei docenti accompagnatori di verificare che l’autista del mezzo rispetti i previsti periodi di riposo dalla guida.

Al punto 2. “idoneità e condotta del conducente” si legge chiaramente che i docenti accompagnatori: «dovranno prestare attenzione al fatto che il conducente di un autobus non può assumere sostanze stupefacenti, psicotrope (psicofarmaci), né bevande alcoliche, neppure in modica quantità. Durante la guida egli non può far uso di apparecchi radiotelefonici o usare cuffie sonore, salvo apparecchi a viva voce o dotati di auricolare», e inoltre «prestare attenzione alla velocità tenuta, che deve sempre essere adeguata alle caratteristiche e condizioni della strada, del traffico e ad ogni altra circostanza prevedibile, nonché entro i limiti prescritti dalla segnaletica e imposti agli autobus: 80 km fuori del centro abitato e 100 km in autostrada».