Addentrarsi nella disciplina dell’accesso documentale richiede inevitabilmente di analizzare le relative disposizioni previste dalla Legge 241/1990 ma anche quelle contenute nel Codice della Privacy vigente. Proprio dal raffronto delle due fonti è possibile ricostruire l’insieme delle valutazioni e motivazioni per gestire le istanze di accesso documentale nei confronti della pubblica amministrazione, e quindi delle scuole: rispondere con un diniego o un accoglimento richiede di saper valutare la meritevolezza dell’istanza (che deve essere motivata) e quindi conoscere le diverse “sensibilità” di un dato personale, sino ad arrivare appunto alle valutazioni sulla parità di rango. 

Il criterio del “pari rango”, puntualizza Armone, è la chiave di lettura che deve adottare il destinario della richiesta di accesso quando questa abbia ad oggetto documenti contenenti dati idonei a rivelaro lo stato di salute o la vita sessuale, dati biometrici o genetici (così come stabilito dall’art. 60 del Codice Privacy). 

L’organizzazione interna alla scuola per la gestione delle istanze di accesso (documentale e civico)

I dirigenti scolastici, ma anche il direttore sga, si trovano ad affrontare casi di richieste di accesso alle quali rispondere con le diverse modalità, secondo i casi disciplinati dai tre comparti regolatori: la legge sulla trasparenza documentale, la legge sulla trasparenza dell’azione amministrativa e il Codice Privacy.

La documentazione scolastica abbraccia tutta la casistica dell’operatività della scuola: l’attività di insegnamento, l’attività negoziale, l’attività amministrativo-contabile, l’attività gestionale. Le modalità di esercizio dell’accesso documentale sono definite nel regolamento governativo, il D.P.R. 184/2006.

Alla luce della regolamentazione sull’accesso introdotta dal citato D.P.R. n. 184/2006, il Ministero della P.I. dovrebbe rivedere il proprio regolamento sull’accesso risalente al (DM n. 60/2006) dando contenuto alle prescrizioni dell’art. 8 del D.P.R. 184/2006. Intanto, però, le scuole devono provvedere a predisporre una modulistica diversificata da mettere a disposizione dell’utenza interna ed esterna alla scuola nella fase transitoria al fine di gestire la contingenza. Tale operazione deve essere preceduta dalla premessa illustrativa delle modalità di accesso, in modo tale da guidare il cittadino nell’esercizio del diritto. 

Ma la parte più delicata da trattare, è certamente quella relativa alla gestione del procedimento di accesso. Responsabile del procedimento è il dirigente scolastico, sul quale ricade l’onere, che in alcuni casi è gravoso, di decidere discrezionalmente sulla tutela da prestare, non solo al soggetto che richiede l’accesso, ma anche ai terzi ai quali si riferiscono i dati contenuti nei documenti amministrativi oggetto dell’accesso.

Il dirigente che volesse delegare la responsabilità del procedimento di accesso al direttore sga o ad un suo collaboratore, dovrebbe articolare la delega in modo puntuale e preciso, trattenendo a sé la parte eventualmente discrezionale della decisione finale sull’ammissibilità della richiesta di accesso. Tale passaggio è oltremodo responsabilizzante, considerato che il bilanciamento degli interessi implica il difficile compito di valutare, qualora sia coinvolto, la posizione dell’accedente e la posizione del controinteressato. Tale operazione non è “matematica”, ma implica un giudizio concreto sulla rilevanza degli interessi. La modalità di gestione del procedimento di accesso che garantisce il responsabile del procedimento, il dirigente scolastico, è la più trasparente motivazione dell’accoglimento o del diniego.

Infine, come ricordato dal Consiglio di Stato - in una pronuncia richiamata da Armone su Amministrare la Scuola di questo mese - la qualifica del diritto di accesso come diritto soggettivo determina la carenza di discrezionalità in capo all’amministrazione esaminante l’istanza di accesso riguardo: la verifica dei presupposti per l’accesso, l’adempimento alla pretesa del soggetto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti richiesti, la valutazione sulla necessità che il documento amministrativo sia relativo ad uno specifico procedimento. Tale impostazione peraltro è riscontrabile nel carattere esclusivo della giurisdizione amministrativa a cui è attribuita la risoluzione di tali controversie (art. 25 comma 5 della Legge 241 del 1990) e la correlata previsione della possibilità che tale giudizio si concluda con l’ordine di facere per l’amministrazione.