Nei compiti del responsabile del procedimento rientrano anche le incombenze relative alle notificazioni e alle comunicazioni che lo stesso è tenuto a fare a tutti i soggetti interessati da uno specifico procedimento.

Al riguardo si possono distinguere le comunicazioni obbligatorie direttamente imposte dalla legge e le comunicazioni facoltative che possono scaturire dalle necessità imposte dallo specifico procedimento e rimesse alla discrezionale valutazione del responsabile.

Le comunicazioni facoltative sono appunto quelle che il responsabile può in ogni caso disporre nel corso dell'istruttoria del procedimento, tutte le volte in cui ne ravvisi l'opportunità, al fine di favorire interventi, depositi di memorie, trasmissioni di documenti e in tutti i casi in cui, non essendo chiaramente individuata la qualità degli interessi di certi soggetti, lo stesso reputa comunque opportuno effettuare le comunicazioni di inizio del procedimento.

Le comunicazioni obbligatorie sono previste solo nei confronti dei soggetti legittimati ad intervenire nel procedimento.

Nell'ambito delle comunicazioni obbligatorie si colloca anche quella relativa all'avvio del procedimento amministrativo che l'amministrazione è tenuta a fare sia ai soggetti interessati, nei cui confronti il provvedimento finale è destinato a produrre effetti diretti (a loro favore o a loro danno), sia a quelli che per legge devono intervenire nel procedimento stesso, sia, infine, ai soggetti terzi cui possa derivare un pregiudizio dal provvedimento pur non essendone i diretti destinatari.

L’omissione della comunicazione dell'avvio del procedimento in passato aveva dato luogo in alcuni casi a pronunce di annullamento del provvedimento per un vizio di legittimità.

Sulla questione è intervenuto l'art.21 octies, comma 2, della legge n.241/1990 come novellato dalla legge n.15/2005 che ha stabilito che le violazioni di carattere formale e procedimentali non danno luogo ad annullamento del provvedimento qualora per la natura vincolante del provvedimento stesso, risulti palese che il suo contenuto non sarebbe stato diverso da quello in concreto adottato. Il provvedimento amministrativo non è quindi annullabile per la mancata comunicazione dell'avvio del procedimento qualora l'amministrazione dimostri in giudizio che il contenuto del provvedimento non avrebbe potuto essere diverso da quello in concreto adottato.

Sull'amministrazione è stato pertanto posto l'onere di dimostrare in giudizio che quand'anche la comunicazione dell'avvio del procedimento fosse stata tempestiva nulla sarebbe cambiato rispetto al contenuto del procedimento. Una volta riconosciuto che il provvedimento ha il contenuto conforme a legge, la violazione meramente formale o procedimentale non rileva come causa di invalidità.

La notizia dell'inizio del procedimento deve essere data mediante comunicazione personale, che si effettua nei modi tradizionali e cioè o mediante notificazione (a mezzo di messo notificatore) o mediante raccomandata con ricevuta di ritorno con sottoscrizione da parte del destinatario della cartolina di ricevimento.

La comunicazione secondo quanto espressamente specificato dalla legge deve contenere le seguenti indicazioni:

a) l'amministrazione competente a curare il procedimento;

b) l'oggetto del procedimento;

c) l'ufficio e il funzionario responsabile del procedimento;

d) l'ufficio in cui si può prendere visione degli atti.

La comunicazione dell'avvio del procedimento è obbligatoria non solo per i diretti interessati ma anche riguardo ai terzi interessati al procedimento, per i pregiudizi che possono derivare loro dal provvedimento finale. Si tratta di portatori di interessi pubblici o privati, o di portatori di interessi diffusi, ove questi si siano costituiti in associazioni o comitati.

Pertanto, i terzi interessati possono intervenire nel procedimento, solo se dal provvedimento che dovrebbe scaturire dal procedimento, possano risentire un pregiudizio; pregiudizio che potrà anche non essere personale, ma solo dell'interesse di cui, istituzionalmente o per dovere previsto dallo statuto dell'associazione o del comitato di appartenenza, sono formalmente i legittimi rappresentanti.

Dalla comunicazione si può prescindere ove sussistono ragioni di impedimento derivanti da particolare esigenze di celerità del procedimento.

Lo stesso non può dirsi dei provvedimenti cautelari adottati anche prima dell'effettuazione della comunicazione prevista dalla nuova normativa: es.: sospensione cautelare dell'impiego, apposizione di sigilli a costruzioni abusive ecc; perché in tal caso si tratterebbe di provvedimenti caratterizzati dalla provvisorietà e dalla tutela temporanea di un interesse nei cui riguardi la pubblica amministrazione è comunque responsabile.