Rimborsi spese di viaggio

Buongiorno
in merito alla gentile risposta avuta nel quesito in oggetto si chiede se sia previsto il rimborso anche del pasto e se si in quali casi. Grazie molte

RISPOSTA

Il rimborso del pasto è previsto, ma solo in presenza di precise condizioni e con limiti ben definiti.

Il rimborso del pasto, nell’ambito delle missioni del personale scolastico, è in linea generale ammesso, ma non costituisce una voce automatica o generalizzata: esso è riconoscibile solo quando ricorrono determinate condizioni, che la prassi amministrativa e i principali orientamenti interpretativi hanno ormai chiarito in modo piuttosto uniforme.

In primo luogo, la spesa per il vitto è rimborsabile solo se lo spostamento è qualificabile come missione o servizio autorizzato dall’istituzione scolastica. In questo contesto, il pasto si colloca tra le spese accessorie rimborsabili, al pari del viaggio e dell’eventuale pernottamento, purché sia effettivamente sostenuto dal dipendente e adeguatamente documentato. La logica sottesa è quella del ristoro di un costo che il lavoratore non avrebbe sostenuto se non fosse stato inviato fuori sede per ragioni di servizio.

Sotto il profilo quantitativo, la disciplina applicativa – ricavabile dalla normativa generale sul trattamento di missione distingue in base alla durata dell’attività fuori sede. Quando la missione si colloca tra le otto e le dodici ore, è normalmente rimborsabile un solo pasto; quando invece supera le dodici ore, è possibile il rimborso di due pasti, entro i limiti economici fissati dalla normativa di riferimento. Tali limiti non hanno natura meramente indicativa, ma operano come tetto massimo rimborsabile, con la conseguenza che eventuali eccedenze restano a carico del dipendente.

A titolo esemplificativo in relazione ai viaggi di istruzione si chiarisce che, pur essendo stata soppressa la diaria, permane il diritto al rimborso delle spese effettivamente sostenute, compresi i pasti, ma solo nella misura in cui non siano già inclusi nell’organizzazione del viaggio. Così, ad esempio, qualora il docente usufruisca di un trattamento di mezza pensione, potrà essere rimborsato esclusivamente il pasto non compreso nel pacchetto; viceversa, se vitto e alloggio sono integralmente coperti dall’agenzia o dalla scuola, non residua alcuno spazio per ulteriori rimborsi.

Resta infine essenziale il rispetto delle condizioni formali, in quanto il rimborso è subordinato alla presentazione di idonea documentazione fiscale e, alla luce della più recente evoluzione normativa, all’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili. In difetto di tali requisiti, la spesa non può essere riconosciuta o, in alcuni casi, assume rilevanza fiscale in capo al dipendente.

Alla luce di tali coordinate, si può quindi affermare che il rimborso del pasto è previsto, ma esclusivamente nei casi in cui la missione sia regolarmente autorizzata, la spesa sia necessaria, documentata e non già sostenuta dall’amministrazione o da terzi, e sempre nel rispetto dei limiti temporali ed economici stabiliti dalla disciplina vigente.