1. Premessa

Il passaggio di consegne tra dirigenti scolastici si colloca all’incrocio tra continuità dell’azione amministrativa, regolarità contabile, responsabilità patrimoniale e corretta delimitazione delle gestioni. Pur mancando una disciplina unitaria che regoli in modo completo il subentro tra dirigenti scolastici per tutti gli affari dell’istituzione, il quadro normativo e giurisprudenziale consente di ricostruire un principio chiaro: il passaggio non è una mera cortesia istituzionale, ma un adempimento funzionale al buon andamento, alla trasparenza e alla continuità della gestione scolastica.

Si tratta dunque di un adempimento che se anche non obbligatorio perché non previsto  è sanzionato da alcuna norma, estremamente opportuno e necessario. Il passaggio di gestione diventa così un atto di trasparenza e correttezza amministrativa verso il Dirigente subentrante.

All'inizio di ogni nuovo anno scolastico molti dirigenti cambiano sede di servizio per trasferimento o per nuovo incarico o  cessano dal servizio per dimissione per cui si pone la necessità di effettuare nei confronti del dirigente subentrante il passaggio delle consegne  in tempo utile prima che il nuovo dirigente si immetta nella gestione al fine di delimitare i profili di responsabilità tra i due dirigenti.

Di conseguenza, una  delle prime operazioni che il nuovo dirigente  subentrante deve compiere per circoscrivere e delimitare la propria responsabilità è quella di pretendere il passaggio delle consegne da parte del precedente dirigente in carica.

In ambito scolastico la disciplina espressa più puntuale riguarda il passaggio patrimoniale tra Direttori SGA, quali consegnatari dei beni. Tuttavia, i principi elaborati in tale materia, unitamente alla giurisprudenza contabile sul passaggio di consegne tra dirigenti e agenti contabili, sono utilmente spendibili anche con riferimento all’avvicendamento tra dirigenti scolastici, soprattutto quando siano in gioco pendenze amministrative, contratti, contenziosi, procedimenti disciplinari, finanziamenti vincolati e criticità gestionali suscettibili di generare responsabilità.

Il regolamento di contabilità scolastica si occupa del passaggio delle consegne tra Direttori SGA, a ragione del fatto che il DSGA è anche consegnatario dei beni.  Tale passaggio è stabilito che debba avvenire entro 60 giorni dalla data di avvicendamento dei direttori. In tali casi il passaggio delle consegne è obbligatorio in quanto il direttore SGA in seno all'istituzione scolastica ha assunto la funzione di consegnatario per quanto riguarda la vigilanza e la gestione dei beni patrimoniali in dotazione all’istituzione scolastica.

 

2. Quadro ordinamentale: la posizione del dirigente scolastico

Il punto di partenza è l’art. 25 del d.lgs. 30 marzo 2001, n. 165, che attribuisce al dirigente scolastico la gestione unitaria dell’istituzione, la legale rappresentanza e la responsabilità della gestione delle risorse finanziarie e strumentali, nonché dei risultati del servizio. Il dirigente dispone inoltre di autonomi poteri di direzione, coordinamento e valorizzazione delle risorse umane.

Tale assetto consente di affermare che il subentro del dirigente non riguarda soltanto l’occupazione di una sede o la sostituzione personale del titolare dell’ufficio, ma determina la successione nella titolarità di una funzione complessa. Il dirigente subentrante deve quindi essere posto nelle condizioni di conoscere lo stato effettivo della gestione, mentre il dirigente uscente deve assicurare una trasmissione ordinata, completa e verificabile delle informazioni essenziali.

Il fondamento del passaggio di consegne tra dirigenti scolastici si ricava dunque dalla combinazione tra responsabilità dirigenziale, principio di buon andamento di cui all’art. 97 Cost., dovere di continuità dell’azione amministrativa e obbligo di corretta gestione delle risorse pubbliche.

 

3. La disciplina patrimoniale prevista per i Direttori SGA: art. 30, comma 5, D.I. 129/2018

La normativa scolastica contiene una previsione espressa in materia di passaggio di consegne patrimoniale. L’art. 30, comma 5, del D.I. 28 agosto 2018, n. 129 stabilisce che, quando il DSGA cessa dall’ufficio, il passaggio di consegne avviene mediante ricognizione materiale dei beni in contraddittorio con il consegnatario subentrante, in presenza del dirigente scolastico e del presidente del Consiglio d’istituto. L’operazione deve risultare da apposito verbale ed essere effettuata entro sessanta giorni dalla cessazione dall’ufficio.

La disposizione è significativa sotto un duplice profilo. Da un lato, essa impone una procedura formale: ricognizione materiale, contraddittorio, presenza degli organi indicati e verbalizzazione. Dall’altro lato, pur individuando nel DSGA il consegnatario dei beni, conferma il ruolo del dirigente scolastico quale soggetto istituzionalmente coinvolto e responsabile della regolarità complessiva della gestione.

Ne deriva che, almeno sul piano patrimoniale, il passaggio di consegne deve consentire la corrispondenza tra stato di fatto dei beni, inventario e scritture contabili. La stessa logica è coerente con i principi generali in materia di consegnatari, secondo cui il passaggio deve avvenire sulla base della ricognizione materiale dei beni risultanti dall’inventario e dalle altre scritture previste, con indicazione delle eventuali mancanze, irregolarità o condizioni precarie.

 

4. La funzione del verbale: trasparenza e delimitazione delle responsabilità

La giurisprudenza valorizza il verbale di passaggio di consegne non come atto meramente formale, ma come strumento di certezza giuridica e contabile. In materia scolastica, il Tribunale di Torino, sent. n. 2226/2025, ha affermato che il passaggio di consegne del Direttore SGA ha una rilevanza non meramente formale, in quanto è fondamentale per rendere trasparente la responsabilità delle gestioni di pertinenza e, in caso di danno erariale, per individuare le rispettive responsabilità.

Il principio è pienamente utilizzabile anche in relazione al passaggio tra dirigenti scolastici. Il verbale consente infatti di cristallizzare lo stato della gestione al momento del subentro e di distinguere ciò che appartiene alla gestione uscente da ciò che ricade sulla gestione subentrante. In assenza di una formalizzazione adeguata, pendenze, omissioni, irregolarità o criticità pregresse rischiano di ricadere indistintamente sulla nuova gestione, con conseguente opacità nell’imputazione delle responsabilità.

La funzione del verbale è quindi triplice: assicurare continuità amministrativa, consentire al subentrante di esercitare consapevolmente le proprie funzioni e delimitare temporalmente le responsabilità dei soggetti succedutisi nella gestione.

Nel momento in cui i dirigenti interessati decidono  di effettuare il passaggio di gestione l'operazione deve risultare quindi da apposito verbale nel quale devono essere indicati, in linea generale, tutti i dati significativi della gestione amministrativo-contabile, nonché degli atti, documenti e registri.

La stesura del verbale ha lo scopo di certificare la regolarità della passata gestione, dando così la possibilità al Dirigente uscente di essere scaricato dalla responsabilità, la quale viene trasferita, nello stesso momento, al Dirigente subentrante, con l'accettazione del verbale.

Il passaggio di gestione avviene tra i due dirigenti e non è richiesta la presenza di altri funzionari o del Presidente del Consiglio di istituto.

 

5. La giurisprudenza contabile: continuità e affidamento del subentrante

Particolarmente rilevante è la pronuncia della Corte dei Conti, Sezione giurisdizionale d’appello per la Regione Siciliana, sent. n. 85/A/2024, che si occupa del passaggio di consegne tra dirigenti. La pronuncia afferma che il verbale redatto in occasione dell’avvicendamento tra dirigenti è un documento di fondamentale importanza per la corretta trattazione degli affari, i quali non devono subire cesure o interruzioni per effetto della rotazione tra titolari dell’ufficio.

La medesima pronuncia valorizza il legittimo affidamento del dirigente subentrante sulle dichiarazioni rese dal predecessore. Non può infatti essere automaticamente considerata gravemente colposa la condotta del nuovo titolare che abbia fatto affidamento sul verbale e sulle informazioni ricevute, senza procedere a un controllo materiale capillare di tutte le pratiche in assenza di specifici indizi o criticità segnalate.

Il principio è di immediata utilità per le istituzioni scolastiche: il dirigente subentrante ha diritto a ricevere un quadro chiaro, attendibile e completo delle pendenze essenziali; non può rispondere indiscriminatamente di disfunzioni pregresse taciute o non conoscibili; resta tuttavia responsabile dal momento in cui acquisisce o avrebbe dovuto acquisire conoscenza della situazione e dei relativi rischi.

 

6. Confusione di gestione e responsabilità solidale

Altro principio centrale è quello della “confusione di gestione”, elaborato dalla giurisprudenza contabile in materia di agenti contabili e consegnatari. La Corte dei conti, sent. n. 157/2022, ha affermato che l’agente contabile risponde della gestione da quando ne diviene titolare, e ciò accade con la redazione del verbale di consegna. In caso di omessa resa delle consegne o mancata redazione del verbale, quando non sia possibile individuare il momento in cui si è prodotto il danno, possono rispondere entrambi i contabili per effetto della confusione delle gestioni.

Nello stesso senso, Corte dei conti, sent. n.86/2015, ha chiarito che la mancanza di una ricognizione contestuale e in contraddittorio può determinare una sovrapposizione tra gestione uscente e gestione subentrante, con conseguente difficoltà di stabilire a quale periodo risalgano la perdita, il deterioramento o l’irregolarità dei beni.

Il principio, pur nato in ambito contabile, è argomentativamente rilevante anche per il dirigente scolastico. La mancata formalizzazione del subentro può rendere incerta la riferibilità di omissioni, scadenze non rispettate, mancata rendicontazione, criticità contrattuali o contenziosi non gestiti. In questi casi, l’assenza di un passaggio chiaro può diventare elemento decisivo nell’accertamento delle responsabilità.

 

7. L’onere di attivazione da parte del subentrante

Il legittimo affidamento del subentrante non elimina il suo dovere di attivazione. La giurisprudenza contabile afferma che il nuovo consegnatario, anche in assenza di collaborazione del predecessore, deve rappresentare nelle risultanze iniziali l’effettiva consistenza delle dotazioni e dei beni come accertati. Tale principio può essere adattato al dirigente scolastico subentrante.

Il subentrante non è tenuto a un controllo capillare e indiscriminato di ogni pratica pregressa in assenza di indizi, ma deve acquisire la documentazione essenziale, verificare le pendenze più rilevanti, segnalare formalmente le lacune del verbale o della documentazione ricevuta e attivarsi sulle criticità immediatamente conoscibili. Il passaggio di consegne, dunque, non esonera dall’ordinaria diligenza gestionale, ma delimita il perimetro conoscitivo iniziale e consente di individuare il momento da cui decorre la piena responsabilità della nuova gestione.

 

8. Profili disciplinari, amministrativi e contabili

L’omissione o il ritardo nel passaggio di consegne può rilevare su più piani. Sul piano disciplinare, il Tribunale di Torino ha ritenuto legittima la sanzione irrogata al DSGA uscente per il ritardo nel passaggio di consegne, valorizzando la violazione dell’art. 30 del D.I. 129/2018 e degli obblighi di diligente collaborazione.

Sul piano amministrativo-contabile, la mancata formalizzazione del passaggio di consegne è stata più volte collegata al rischio di responsabilità amministrativa e contabile, soprattutto quando renda impossibile distinguere il carico della gestione uscente da quello della gestione subentrante o quando abbia agevolato la produzione di un danno erariale.

Rispetto al dirigente scolastico, l’omessa organizzazione di un passaggio di consegne effettivo e documentato può quindi assumere rilievo come indice di cattiva amministrazione, causa di opacità gestionale e fattore concorrente nell’accertamento del danno.

 

9. Applicazione al passaggio di consegne tra dirigenti scolastici

Alla luce dei principi richiamati, il passaggio di consegne tra dirigenti scolastici dovrebbe essere strutturato come un processo documentale e organizzativo idoneo a trasferire almeno le informazioni essenziali.

A seconda dei casi, il passaggio di gestione può essere temporaneo o definitivo.

Il passaggio temporaneo ha luogo in caso di assenza, congedo, aspettativa o impedimento del Dirigente scolastico  titolare.

In questo caso le operazioni del passaggio di gestione si limitano:

• alla chiusura del Giornale di cassa;

• alla  comunicazione  all’Istituto-cassiere  del  nominativo   del Dirigente e/o collaboratore vicario autorizzato a firmare i mandati d'incasso e di spesa;

• all'invio all'Istituto cassiere della firma autografa del Dirigente  e/o collaboratore vicario.

Il passaggio di gestione è definitivo quando il Dirigente scolastico cessa, per qualsiasi motivo di avere la titolarità della presidenza. 

In questo secondo caso si osservano le seguenti modalità:

• si chiude il Giornale delle entrate e delle uscite in corrispon¬denza dell'ultima operazione eseguita dal Dirigente cessante, si determina il fondo di cassa, che dovrà risultare perfettamente uguale a quello dell'Istituto-cassiere e si appone  sul Giornale stesso la dichiarazione di regolarità firmata dal Dirigente uscente e dal Dirigente subentrante;

• si comunica all’istituto-cassiere la cessata validità della firma del Dirigente uscente;

• si comunica allo stesso Istituto-cassiere il nominativo del Dirigente subentrante, inviando contemporaneamente la firma autografa di questi;

• si chiudono e si consegnano i conti partitari, i cui risultati complessivi di entrata e di uscita debbono concordare con quelli del Giornale di cassa;

• si procede alla consegna delle reversali e dei mandati estinti e di tutti i documenti giustificativi di spesa;

• si effettua la consegna del conto corrente postale relativo ai versamenti eseguiti dagli alunni per contributi e tasse;

• si procede alla consegna dei registri perpetui dei diplomi e dei certificati, apponendo, dopo l'ultima registrazione, la dichiarazione di regolarità firmata da ambedue i Dirigenti cessante e subentrante;

• si consegna il registro relativo alla contabilità dei diplomi in bianco e le eventuali rimanenze di questi;

• si effettua la consegna dei registri contabili e dei beni patri¬moniali;

• si consegnano, infine, tutti gli altri atti e registri di segreteria, relativi al personale e agli alunni, l'archivio e il protocollo.

Inoltre, il passaggio documentale della gestione dovrebbe riguardare anche le seguenti aree:

• situazione dei procedimenti amministrativi in corso e delle scadenze imminenti;

• contenziosi giudiziali e stragiudiziali, diffide, reclami e accessi agli atti pendenti;

• contratti attivi e passivi, obbligazioni già assunte, forniture e rapporti con enti locali;

• procedimenti disciplinari, procedimenti ispettivi e segnalazioni rilevanti;

• programmazione finanziaria, conto consuntivo, programma annuale e rapporti con i revisori;

• progetti PON, PNRR o finanziamenti vincolati, con relativo stato di attuazione e rendicontazione;

• criticità relative a sicurezza, privacy, trasparenza, anticorruzione e gestione documentale;

• consistenza patrimoniale e situazioni inventariali rilevanti, in raccordo con il DSGA.

Tale elencazione non deriva da una norma che tipizzi puntualmente il contenuto del verbale tra dirigenti scolastici, ma dalla funzione stessa del subentro: assicurare continuità, prevenire omissioni e consentire una corretta delimitazione delle responsabilità.

Completate le operazioni di consegna i Capi d'Istituto cessante e subentrante compilano e sottoscrivono un dettagliato verbale, in tri¬plice copia, di cui una copia per il Dirigente cessante, una copia per quello suben¬trante e una copia per gli atti della scuola.

 

10. Conclusione operativa

Il passaggio di gestione tra i dirigenti e da tenere distinto dal passaggio di consegne tra i Direttori SGA che riguarda sostanzialmente la ricognizione materiale dei beni in contraddittorio con il consegnatario subentrante, per evitare profili di responsabilità contabile per danno erariale.

In tal caso,  infatti,  le operazioni di passaggio si limitano:

a) alla chiusura del registro inventario, si effettua la consegna mate¬riale dei beni inventariati e si appone sull'inventario stesso la dichia¬razione di regolarità firmata dai Consegnatari uscente e subentrante;

b) si consegnano gli eventuali titoli (Buoni del Tesoro, obbligazioni, ecc.) di proprietà dell'Istituto;

c) si procede alla chiusura della contabilità di magazzino, alla consegna delle giacenze del magazzino e all'apposizione sul registro medesimo della dichiarazione di regolarità;

d) si effettua la consegna delle somme in contanti di pertinenza dell'Istituto eventualmente in possesso, a qualsiasi titolo, del Direttore SGA cessante

Nel verbale redatto dai consegnatari interessati, in particolare, si deve dare atto che:

• è stata effettuata la ricognizione dei beni;

• le risultanze contabili concordano con i dati delle scritture contabili provvisoriamente chiuse e sottoscritte da parte di tutti gli intervenuti;

• il registro dei materiali di facile consumo è tenuto regolarmente;

• i consegnatari interessati dichiarano, rispettivamente, di consegnare e di accettare in consegna i beni in esso descritti.

Nel verbale, invece, che sono chiamati a redigere i Dirigenti per formalizzare il passaggio di gestione, non esiste uno schema preciso che può essere seguito, ma si tratta di dare atto dei principali atti, documenti e registri attinenti la gestione. 

Il passaggio di consegne tra dirigenti scolastici deve essere inteso come presidio di continuità amministrativa, trasparenza gestionale e corretta imputazione delle responsabilità. Non si tratta di un adempimento meramente formale, ma di uno strumento volto a cristallizzare lo stato della gestione, consentire al subentrante di assumere consapevolmente le proprie funzioni e impedire che pendenze o irregolarità pregresse ricadano indistintamente sulla nuova gestione.

Il dirigente uscente è pertanto tenuto a fornire un quadro chiaro e documentato della situazione dell’istituto; il dirigente subentrante, a sua volta, deve attivarsi con ordinaria diligenza per acquisire le informazioni essenziali, segnalare eventuali lacune e formalizzare le criticità riscontrate. La mancata formalizzazione del passaggio può determinare opacità gestionale, confusione tra gestioni successive e rilievo disciplinare, amministrativo o contabile, soprattutto ove emerga un danno o risulti impossibile imputare con certezza una irregolarità alla gestione uscente o a quella subentrante.

Sulla  rivista Dirigere la scuola n.8 proponiamo lo SCHEMA VERBALE  PASSAGGIO DI GESTIONE TRA DIRIGENTI SCOLASTICI: www.rivisteonline.euroedizioni.it