Il servizio di cassa e quello di custodia e amministrazione di titoli dell'istituzione scolastica sono affidati ad un unico istituto di credito o ad altri soggetti autorizzati (Poste italiane S.p.A), mediante convenzione stipulata dal Dirigente scolastico alle migliori condizioni di mercato (tassi attivi e passivi praticati, spese etc.). In questo senso si esprime l'art.20 del Regolamento di contabilità scolastica di cui al Decreto Interministeriale n.129/2018.

A questa norma di carattere generale è prevista una deroga disciplinata dall’art. 13, comma 4, del predetto regolamento, che consente, per le riscossioni di qualsiasi natura a carico degli alunni, l’utilizzo del conto corrente postale che ha la funzione di raccolta temporanea delle somme in questione che dovranno poi essere trasferite, almeno con cadenza non superiore a quindici giorni, sul conto corrente bancario.

Lo schema tipo di convenzione di cassa a cui fare riferimento per l'indizione della gara ad evidenza pubblica è stato formalizzato dal Ministero e messo ha disposizione delle istituzioni scolastiche.

Si ricorda che il servizio di cassa svolto dall’istituto di credito (o altro soggetto) è puramente di cassa e non di tesoreria, come ad esempio avviene per gli enti locali.

Infatti, il Gestore contraente il servizio di cassa compie solo operazioni di riscossione e pagamento, senza conoscere la previsione e gli stanziamenti del Programma annuale della scuola: in concreto esso si limita all’esecuzione degli ordinativi di riscossione e pagamento.

Pertanto, è necessario che la scuola, e per essa il Direttore SGA, verifichi costantemente la disponibilità di cassa prima di ordinare i pagamenti.

Rileviamo anche in questa breve premessa la difficoltà delle istituzioni scolastiche a trovare istituti di credito disponibili a svolgere il servizio di cassa. Da quando, a partire dal 2012, è stata istituita la Tesoreria Unica presso la Banca d'Italia, le banche hanno perso l'interesse a fare da istituto cassiere e se lo fanno è solo per avere visibilità e non per altro. Anche a ragione di ciò molte istituzioni scolastiche, a prescindere dal principio di rotazione, sono costrette a continuare il rapporto con l'istituto di credito che ha manifestato la disponibilità.

LE NORME DI RIFERIMENTO

Il servizio di cassa è disciplinato dall’art. 20 del D.I. n. 129 del 28/8/2018, Regolamento concernente le "Istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche" che al comma 2 dispone:“Il servizio di cassa è affidato ad un unico operatore economico in possesso delle necessarie autorizzazioni previste dalla legge utilizzando gli strumenti di acquisto e di negoziazione eventualmente predisposti da Consip S.p.A., d’intesa con il Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca, anche sulla base degli schemi di cui al comma 5”

Il successivo comma 3 specifica altresì:

“In assenza degli strumenti di acquisto e di negoziazione di cui al precedente comma (Consip) l’affidamento del servizio viene effettuato mediante le procedure ad evidenza pubblica con le modalità stabilite dalla normativa vigente. A tali fini, il dirigente scolastico stipula apposita convenzione alle migliori condizioni del mercato per quanto concerne i tassi d’interesse attivi e passivi, il costo delle operazioni e le spese di tenuta conto, comparate, in caso di sostanziale parità, con altri benefici concessi dal predetto istituto, sulla base degli schemi tipo predisposti dal Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca d’intesa con il Ministero dell’economia e delle finanze”.

Nei successivi commi 4,5, e 6 si dispone:

4. L'affidamento del servizio di cassa può essere effettuato, da una rete di istituzioni scolastiche, per tutte le istituzioni scolastiche aderenti, in virtù di una delega ad essa conferita.

5. Il Ministero dell'istruzione, dell'università e della ricerca, d'intesa con il Ministero dell'economia e delle finanze, può adottare schemi di atti di gara per l'affidamento del servizio di cassa, al fine di uniformare le relative procedure selettive.

6. Le istituzioni scolastiche, nell'ambito della determinazione a contrarre, possono derogare agli schemi di cui al comma 5, con espressa motivazione.

Il Ministero in ossequio ai predetti commi 4 e 5 con la nota prot. n. 24078 del 30/11/2018, con l'obiettivo dichiarato di favorire la nascita di accordi di rette tra scuole ha proposto alle istituzioni scolastiche una serie di schemi tipo di modelli riguardanti gli atti di gara; dai capitolati tecnici, agli allegati per la presentazione delle offerte, agli schemi di convenzione, facendo però esclusivo riferimento a due procedure ad evidenza pubblica, la procedura aperta e la procedura negoziata.

Giova evidenziare che si tratta di Schemi di atti che presuppongono affidamenti posti in essere da Reti di Scuole e che sono stati adottati dal Ministero in data antecedente alla promulgazione del nuovo codice degli appalti che ha previsto un innalzamento della soglia per l'affidamento diretto da 40.000 a 140.000 € (art. 50 d.lgs. n. 36 del 2023.

Inoltre, va precisato che non si tratta di schemi vincolanti in quanto le istituzioni scolastiche ai sensi dell’articolo 20 comma 6 del regolamento di contabilità scolastica: “nell’ambito della determinazione a contrarre, possono derogare agli schemi di cui al comma 5, con espressa motivazione”.

Del resto costituire accordi di rete di scuole non è un obbligo. Di conseguenza lo stesso Ministero chiarisce che qualora l'istituzione scolastica si decida di espletare la procedura di gara autonomamente e non in rete, dovrà svolgere una gara per l’affidamento di un ordinario contratto di appalto e non di un accordo quadro e, pertanto, potranno adattare gli schemi tipo alle loro specifiche esigenze.

LA PROCEDURA DI GARA

Si premette che dalle norme del codice dei contratti pubblici si evince che la scelta della procedura di gara è discrezionale, nel senso che spetta all’amministrazione scegliere la soluzione che, nel caso concreto, consenta di meglio perseguire il principio del risultato, anche in termini di efficacia e tempestività della gara.

Questo significa che le stazioni appaltanti possono procedere all'affidamento dei contratti sotto soglia secondo le seguenti modalità:

• affidamento diretto per lavori di importo inferiore a 150.000 euro e per servizi e forniture e servizi d’ingegneria e attività di progettazione di importo inferiore a 140.000 euro;
• procedura negoziata senza bando, previa consultazione di almeno cinque operatori economici, ove esistenti per lavori di importo pari o superiore a 150.000 euro e inferiore a 1 milione di euro;
• procedura negoziata senza bando, previa consultazione di almeno cinque operatori economici, ove esistenti per l'affidamento di servizi e forniture, servizi di ingegneria e architettura e attività di progettazione, di importo pari o superiore a 140.000 euro e fino alle soglie UE;
• procedura negoziata senza bando, previa consultazione di almeno dieci operatori economici, ove esistenti, per lavori di importo pari o superiore a 1 milione di euro e fino alle soglie UE, solo in questo caso “salva la possibilità di ricorrere alle procedure ordinarie di scelta del contraente”;

Partendo dal presupposto che il valore medio stimato del servizio di cassa, non supera mai le soglie dell'affidamento diretto, è evidente che l’affidamento diretto per la gestione del servizio di cassa costituisce una soluzione che meglio consente di perseguire il principio del risultato, anche in termini di tempestività, anche se, in proposito, bisogna evidenziare che la C.M. prot. n. 24078 del 30/11/2018 prevede la possibilità di poter fare l’affidamento diretto solo dopo aver effettuato una manifestazione di interesse andata deserta oppure con un solo operatore intervenuto.

Riguardo il valore del contratto, si richiama l’art. 125 del d.lgs. 36/2023, che relativamente ai contratti pluriennali stabilisce che l’importo del valore stimato deve essere calcolato sul valore delle prestazioni di ciascuna annualità contabile, stabilita nel cronoprogramma dei pagamenti.

Nel contratto con l'istituto cassiere il costo annuo da sostenere è dato, ad avviso di chi scrive, dal prezzo che si corrisponde annualmente all’istituto cassiere (quale remunerazione per la semplice gestione del servizio) nonché dalla somma di tutti i costi di tutta una serie di servizi (anche opzionali) che potrebbero incidere negativamente sul costo annuo totale del servizio di cassa nelle sue molteplici attività.

Ci si riferisce ai costi a canone e a percentuale come ad esempio:

• Le spese annue per attivazione e gestione carte di credito;
• Le spese annue per attivazione e gestione carte di debito;
• Il tasso annuo d’interesse passivo su anticipazioni di cassa;

oppure ai costi dei servizi a misura quali ad esempio:

• La commissione a carico dell’Istituto per singola operazione di riscossione mediante bonifico;
• La commissione per transazione inerente al servizio di riscossione tramite procedura MAV bancario e postale;
• La commissione a carico dell’Istituto per singola operazione di pagamento ordinato dall’Istituto medesimo mediante bonifico, esclusi bonifici stipendi e rimborsi spese a favore dei dipendenti;
• Gli oneri di ricarica delle carte prepagate emesse dal Gestore;
• Gli oneri di ricarica delle carte prepagate tramite circuito interbancario;

Per siffatte ragioni si ritiene che se il valore del contratto a monte di quanto previsto dall'art. 125 d.lgs. n. 36 del 2023 è uguale o inferiore a 140.000 euro, la scuola potrà procedere all'affidamento diretto.

Pertanto, con riferimento alle procedure di appalto per la stipula della nuova convenzione di cassa è necessario ricordare che le istituzioni scolastiche possono scegliere in completa autonomia tra le due seguenti ipotesi:

1)quella di procedere mediante un accordo di rete alla stipula di un accordo quadro tra istituzioni scolastiche, situazione questa caldeggiata dal Ministero;

2) quella di procedere autonomamente attraverso un ordinario contratto di appalto.

Nella prima ipotesi si rende necessario istituire un raggruppamento (rete) di scuole, ai sensi dell’art. 7 del D.P.R. 275/1999, con lo scopo di costituire una centrale di committenza al fine di scegliere il gestore del servizio di cassa delle scuole. In questo ambito si dovrebbe:

• formalizzare l’atto costitutivo del raggruppamento di scuole ed individuare l’istituzione scolastica (capo fila) che dovrà espletare la procedura di gara anche per conto delle altre scuole, le quali a seguito della aggiudicazione, potranno sottoscrivere il relativo contratto attuativo, godendo delle medesime condizioni di aggiudicazione;
• depositare presso la scuola che effettuerà la gara tutti gli elementi caratterizzanti le singole istituzioni scolastiche della rete.

La scuola indicata quale centrale di committenza dovrebbe poi utilizzare (come base di riferimento della gara) lo schema di Convenzione per la gestione del servizio di cassa allegato alla nota prot. n. 24078 del 30/11/2018e i relativi allegati di capitolato e offerta tecnica ed economica.

Nella seconda ipotesi l'istituzione scolastica può procedere autonomamente ad indire la gara per l’individuazione del nuovo istituto cassiere utilizzando e adattando, lo schema tipo di Convenzione di cassa predisposto dal ministero di cui alla nota prot. n. 24078 del 30/11/2018e i relativi allegati di capitolato e offerta tecnica ed economica.

Pertanto, gli atti di gara da apprestare nelle due predette ipotesi per pervenire alla stipula di una nuova convenzione di cassa, schematicamente possono essere riassunti nei termini seguenti.

Gli atti di gara per l'affidamento diretto del servizio di cassa.